Drop-Down Listen sind sehr nützliche Dateneingabetools, die wir fast überall sehen, und Sie können Ihren eigenen Excel-Arbeitsblättern benutzerdefinierte Drop-Down Listen hinzufügen. Das ist ganz einfach und wir zeigen Ihnen, wie.
Was ist eine Excel-Drop-Down-Liste?
Eine Drop-Down-Liste in Excel ist genau wie jede andere Drop-Down Liste, die Sie kennen – klicken Sie einfach auf den Pfeil und wählen Sie dann einen von mehreren vordefinierten Werten aus. Drop-Down-Listen machen das Eingeben von Daten in Ihre Tabellen einfacher und effizienter.
Sie können Excel-Zellen Drop-Down-Listen mit Optionen wie „Ja“ und „Nein“, „Männlich“ und „Weiblich“ oder anderen benutzerdefinierten Optionslisten hinzufügen, darunter auch Zahlen oder Sonderzeichen.
So fügen Sie Excel eine Drop-Down-Liste hinzu
Drop-Down-Listen werden mithilfe der Datenüberprüfungsfunktion in Excel erstellt – nicht besonders intuitiv. Wir werden eine Drop-Down-Liste mit einer Auswahl von Altersbereichen erstellen, um Ihnen ein Beispiel zu zeigen. Wir haben drei beschriftete Spalten erstellt : Name, Alter und Geschlecht und zwei Beispielnamen eingetragen. Sie können so viele oder so wenige hinzufügen, wie Sie möchten.
Geben Sie zunächst die Liste der Altersgruppen in aufeinanderfolgende Zellen in einer Spalte oder Zeile ein. Wir haben unsere Altersgruppen in die Zellen A7 bis A11 auf demselben Arbeitsblatt eingegeben, wie unten gezeigt. Sie können Ihre Liste mit Optionen auch einem anderen Arbeitsblatt in derselben Arbeitsmappe hinzufügen.
Jetzt benennen wir unseren Zellbereich, damit wir ihn leichter zur Drop-Down-Liste hinzufügen können. Wählen Sie dazu alle Zellen aus, die die Drop-Down-Listenelemente enthalten, und geben Sie dann einen Namen für den Zellbereich in das Feld „Name“ über dem Raster ein. Wir haben unseren Zellbereich „Alter“ genannt.
Wählen Sie nun die Zelle aus, in die Sie eine Drop-Down-Liste einfügen möchten, und klicken Sie auf die Registerkarte „Daten“.
Öffnen Sie den Abschnitt „Datentools“ auf der Registerkarte „Daten“ und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Datenüberprüfung“
Das Dialogfeld „Datenüberprüfung“ wird angezeigt. Wählen Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ in der Drop-Down-Liste „Zulassen“ die Option „Liste“ aus (Drop-Down-Listen gibt es überall!).
Jetzt verwenden wir den Namen, den wir dem Zellbereich mit den Optionen für unsere Drop-Down-Liste zugewiesen haben. Geben Sie =Age in das Feld „Quelle“ ein (wenn Sie Ihren Zellbereich anders benannt haben, ersetzen Sie „Alter“ durch diesen Namen). Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen „In-Cell-Drop-Down“ aktiviert ist.
Das Kontrollkästchen „Leere Felder ignorieren“ ist standardmäßig aktiviert. Dies bedeutet, dass der Benutzer die Zelle auswählen und dann die Auswahl aufheben kann, ohne ein Element auszuwählen. Wenn Sie möchten, dass der Benutzer eine Option aus der Drop-Downs-Liste auswählen muss, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Leere Felder ignorieren“.
Sie können eine Popup-Nachricht hinzufügen, die angezeigt wird, wenn die Zelle mit der Drop-Downs-Liste ausgewählt wird. Klicken Sie dazu im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ auf die Registerkarte „Eingabenachricht“. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen „Eingabenachricht anzeigen, wenn die Zelle ausgewählt ist“ aktiviert ist. Geben Sie einen Titel und eine Eingabenachricht ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“.
Wenn die Zelle mit der Drop-Downs-Liste ausgewählt ist, wird rechts neben der Zelle ein Abwärtspfeil angezeigt. Wenn Sie eine Eingabenachricht hinzugefügt haben, wird diese unter der Zelle angezeigt. Der Abwärtspfeil wird nur angezeigt, wenn die Zelle ausgewählt ist.
Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um die Liste der Optionen aufzuklappen und eine Option auszuwählen.
Natürlich haben wir eine ganze Spalte, in die wir Alterswerte aufnehmen möchten. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten. Die erste – und einfachste – besteht darin, einfach alle Zellen auszuwählen, die ein Drop-Downs-Menü haben sollen, bevor Sie zur Datenüberprüfung gehen und das Drops-Downs-Menü tatsächlich hinzufügen. Die einfachste Möglichkeit, alle Zellen in einer Spalte auszuwählen, besteht darin, auf die Spaltenüberschrift zu klicken. Wenn Sie eine Zelle für eine Beschriftung verwenden, können Sie sie einfach mit Strg+Klick abwählen, damit die Formatierung dort nicht angewendet wird.
Wenden Sie dann einfach die Formatierung an, wie wir es Ihnen zuvor gezeigt haben.
Das andere Szenario ist, wenn Sie die Drops-Downs-Menüformatierung bereits auf eine Zelle angewendet haben, aber den Vorgang zum Erstellen eines Drops-Downs-Menüs nicht wiederholen möchten. Klicken Sie in diesem Fall einfach auf die Zelle, die bereits das Drops-Downs-Menü enthält, und wählen Sie sie aus. Beachten Sie das kleine Quadrat in der unteren rechten Ecke der Zelle. Klicken Sie mit der linken Maustaste und ziehen Sie diese Ecke nach unten zu allen Zellen, die ein Drops-Downs-Menü haben sollen. Lassen Sie dann die Maustaste los. Die Zellen, zu denen Sie gezogen haben, haben das Drops-Downs-Menü von der ursprünglichen Zelle übernommen. Es sieht dann so aus:
Dieser Trick gilt grundsätzlich für jede Formatierung, die Sie auf eine Zelle in Excel anwenden, nicht nur für Drops-Downs-Menüs.
Wenn Sie die Drop-Down-Liste aus der Zelle entfernen möchten, öffnen Sie wie zuvor beschrieben das Dialogfeld „Datenüberprüfung“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Alles löschen“, die verfügbar ist, unabhängig davon, welche Registerkarte im Dialogfeld ausgewählt ist macos 14.
Die Optionen im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ werden auf ihre Standardwerte zurückgesetzt. Klicken Sie auf „OK“, um die Drop-Downs-Liste zu entfernen und die Zelle auf ihr Standardformat zurückzusetzen.
Wenn beim Entfernen der Drop-Downs-Liste eine Option ausgewählt war, wird die Zelle mit dem Wert dieser Option gefüllt.
Folgen Sie diesem Verfahren, um Drop-Downs-Listen nach Bedarf zu anderen Zellen hinzuzufügen. Sie können dieselbe Liste für mehrere Drop-Downs-Listen verwenden. Wenn Sie viele Drop-Downs-Listen zu einem Arbeitsblatt hinzufügen müssen, möchten Sie die Optionslisten möglicherweise auf einem anderen Arbeitsblatt in derselben Arbeitsmappe platzieren. Sie können das Arbeitsblatt mit Ihren Optionslisten ausblenden, um zu verhindern, dass sie geändert werden.